Edms / Elektronik Dokumen Manajemen Sistem

EDMS adalah sebuah system computer yang sangat bermanfaat dalam proses pengelolaan dokumen, muali dari tahap penciptaan, perawatan, pengarsipan, sampai dengan pemusnahan. Kelebihan dari aplikasi ini adalah  dapat memberikan  jaminan  pelayanan  terhadap keberlangsungan  operasioanal  dari  persuratan  kearsipan  secara  menyeluruh  dan mandiri.

Fitur dan Modul Aplikasi

Modul surat Masuk

Modul surat keluar

Modul Naskah lainnya

Modul dokumen data digital

Modul Manajemen proses disposisi surat masuk

Modul distribusi

Modul sirkulasi

Modul pemberkasan arsip

  • Pemberkasan
  • Lemari berkas
  • Berkas tidak aktif

Modul retensi

Modul peminjaman  arsip  hingga  proses pengembaliannya

Modul user

Modul sistem

Modul laporan

  • Laporan arsip  surat  masuk  yang  bisa disesuaikan bulan dan tahunnya.
  • Laporan arsip  surat  keluar  yang  bisa disesuaikan bulan dan tahunnya.
  • Laporan arsip  naskah  lainnya  yang  bisa disesuaikan bulan dan tahunnya.
  • Laporan arsip  dokumen  digital  yang  bisa disesuaikan bulan dan tahunnya.
  • daftar disposisi surat masuk
  • Laporan distribusi
  • Laporan sirkulasi
  • Laporan berkas berdasarkan statusnya, apakah aktif atau inaktif.
  • Laporan arsip-arsip yang sedang dipinjam
  • Laporan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Modul Pengguna dan hak akses tiap-tiap Bagian.

Setting master data.

  • Daftar berkas.
  • Format Kode/Nomor Surat keluar.
  • Jenis-jenis dari naskah lainnya.
  • Data lemari
  • Data kode rak.
  • Data status arsip.

Bahan dan acuan pembuatan aplikasi

Kegiatan  ini  merupakan  salah  satu  implementasi  atas peraturan yang telah ditetapkan yaitu :

  1. Undang-undang Nomor  17  Tahun  2003  tentang Keuangan Negara, Pasal 3 : Ayat (1) Keuangan Negara dikelola  secara  tertib,  taat  pada  peraturan  perundang-undangan,  efisien,  ekonomis,  efektif,  transparan,  dan bertanggung  jawab  dengan  memperhatikan  rasa keadilan dan kepatutan.
  2. Undang-Undang Nomor    5  Tahun  2014  tentang Aparatur Sipil Negara;
  3. Peraturan Presiden   Republik   Indonesia   Nomor   54  Tahun      2010      tentang  Pengadaan  Barang/Jasa Pemerintah  sebagaimana  telah  diubah  beberapa  kali terakhir  dengan  Peraturan  Presiden  Nomor  70  Tahun 2012  tentang  Perubahan  Kedua  Atas  Peraturan Presiden  Nomor  54  Tahun  2012  tentang  Pengadaan Barang/Jasa  Pemerintah  (Lembaran  Negara  Republik Indonesia  Tahun  2012 Nomor 155;
  4. Instruksi Presiden   Nomor   3   Tahun   2003,   tentang  Kebijakan    dan    Strategi  Nasional  Pengembangan  E-Government.
  5. Penyusunan Rencana  Induk  Pengembangan  E-Government Lembaga;

 

Informasi selengkapnya silahkan hubungi kami

Aplikasi eLetter / Tata Naskah Dinas Elektronik

Eletter / Tata Naskah Dinas Elektronik dikembangkan untuk menyelesaikan beberapa permasalahan yang ada terkait kelola dokumen dan pengarsipan. Fokus eLetter ini adalah untuk kelola surat masuk dan surat keluar dari penciptaan, pendistribusian hingga pengarsipan.

Fitur-fitur yang ada adalah sebagai berikut.

  1. Data Satuan Kerja Perangkat Daerah
  2. Data Bidang Organisasi
  3. Data Loker / Rak Lemari
  4. Data Klasifikasi
  5. Data Kategori
  6. Modul Surat Masuk
  7. Modul Surat Keluar
  8. Cetak Surat
  9. Upload Lampiran Surat
  10. Cetak Laporan
  11. Dokumentasi Online

Informasi Selengkpnya Silahkan hubungi kontak yang ada di website ini.

 

e-Letter / Tata Naskah Dinas Elektronik

Tentang Aplikasi

Aplikasi dikembangkan guna mempermudah proses pencatatan dan manajemen surat-menyurat di lingkungan instansi. Aplikasi ini mendukung beberapa modul seperti manajemen surat masuk, manajemen surat keluar, disposisi surat, serta digitalisasi persuratan.

Kelebihan Aplikasi

  • Semua surat disimpan dalam format digital.
  • Disposisi surat secara online kepada user atau penerima.
  • Pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang dilengkapi dengan filter data.
  • Pembuatan nomor surat dan no agenda secara otomatis.

Fitur Aplikasi

  • Pengelolaan manajemen pengguna system dan level pengguna.
  • Manajemen template surat keluar.
  • Pembuatan surat keluar
    • Memilih template surat keluar.
    • Membuat nomor surat/agenda secara otomatis.
    • Pengarsipan softfile surat keluar.
    • Mencetak hasil surat keluar.
  • Manajemen Surat Masuk
    • Menyimpan surat hasil scan ke dalam aplikasi.
    • Mendisposisikan surat secara online kepada penerima.
    • Pengarsipan surat masuk, beserta lokasi/ loker yang ditentukan.
    • Membuat surat balasan, untuk surat-surat yang membutuhkan balasan.
  • Manajemen Arsip surat menyurat.
    Manajemen arsip surat merupakan fasilitas yang digunakan untuk melihat koleksi arsip surat yang dimiliki suatu instansi, sehingga operator dapat dengan mudah mendapatkan data rekapan surat sesuai yang diinginkan.

Info Pemesanan silahkan hubungi kontak yang ada pada website ini:

DMS Document Manajemen System

DMS (Document Management System) adalah aplikasi yang kami kembangkan untuk mengelola semua dokumen elektronik. DMS sangat efektif digunakan untuk dokumentasi berkas asset, persuratan, SK, sertifikan, dan dokumen yang lain pada instansi maupun organisasi.

DMS ini dapat mengelola berkas Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah di convert menjadi softcopy atau menjadi format digital seperti file tipe :

  1. Text : pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, txt, csv
  2. Audio : MP3, Vorbis (OGG),Musepack (MPC), AAC (Advanced Audio Coding), mp4/m4a(MPEG-4), mmf (Samsung), ra (Real Audio), msv (Sony), dvf (Sony), IVS, m4p (Apple), iklax, mxp4RAW, mid (MIDI), gsm, dct, vox, ram (Real Audio), dss (Digital Speech Standard), ATRAC, Lossy Windows Media Audio (WMA)
  3. Video : 3gp, mp4, mp5, dat, mkv, avi, dll.
  4. Gambar : jpe, jpeg, png, bmp, gif, tiff, dll.

Data atau file yang telah di upload dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui aplikasi DMS tersebut. Adanya modul pencarian yang terpadu dan canggih, pengguna dapat dengan mudah menampilkan data atau dokumen yang akan dituju meskipun secara fisik dikumen aslinya berada di tempat yang berbeda.

Kelebihan dari pemanfaatan aplikasi DMS adalah.

  1. Pengelolaan data yang baik dan efektif.
  2. Mempercepat dalam pencarian data secara elektronik.
  3. Mempercepat pencarian data secara fisik.
  4. Sebagai backup dokumen atau arsip dokumen secara elektronik.
  5. Menjaga keamanan dokumen dari hal-hal yang tidak diinginkan seperti kebakaran, kebanjiran, dan lain-lain.
  6. Dokumen fisik terjaga kelestariannya karena jarang didunakan.
  7. Dapat diakses melalui jaringan internet.

Informasi selengkapnya silahkan hubungi kami melalui kontak yang telah disediakan pada website ini