Berikut merupakan beberapa tugas pokok suatu instansi pemerintah, diantaranya:

1. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan analisis data yang berhubungan dengan kegiatan pelayanan
   administrasi ketatausahaan, kepegawaian dan pelayanan rumah tangga di lingkungan Sekretariat Daerah dan unsur pimpinan.
2. Melaksanakan penyiapan bahan pelayanan administrasi, surat-menyurat, pengelolaan kearsipan
   dan administrasi kepegawaian di lingkungan Sekretariat Daerah.

Fungsi tersebut dapat terwujud dengan baik apabila didukung oleh sistem tata kerja yang jelas, rinci serta
dukungan SDM berkualitas dan handal yang dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi dalam rangka
mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam organisasi dengan penerapan dan pendayagunaan teknologi informasi dan telematika.

Kebanyakan instansi saat ini pengelolaah dokumen masih menggunakan cara manual. Adapaun Penatausahaan dengan cara manual selama ini memiliki beberapa keterbatasan sebagai berikut :

1. Manajemen surat kurang efisien disebabkan dalam pencatatan secara manual dan distribusi fisik surat
   kepada masing-masing unit dibutuhkan waktu yang lama;
2. Terjadi duplikasi data dan fungsi, hal ini disebabkan masing-masing bagian melakukan penatausahaan
   arsip tersendiri baik arsip elektronik maupun arsip fisik;
3. Kesulitan  dalam  pencarian  surat  untuk  keperluan referensi disebabkan arsip surat dan data elektronik
   surat keluar belum dikelola dengan baik;
4. Pengawasan kemajuan penerbitan surat keluar dan penyelesaian surat yang dapat dihubungkan dengan
   pengawasan kinerja pegawai tidak dapat dilakukan dengan baik.

Spesifikasi Sistem:

1. Aplikasi berbasis web dan dapat berjalan dengan baik di web browser berbasis desktop.
2. Menggunakan bahasa pemograman minimal PHP 5.3.
3. Menggunakan web framework yang mengadopsi fitur namespace, template engine, unit test, schema
   builder, database migrations, RESTful controller, dan dependency injection.
4. Menggunakan CSS framework yang mengadopsi responsive design.
5. Memiliki fungsi export data ke Microsoft Excel, Microsoft W ord dan PDF.
6. Dapat diletakan di atas Web Control Panel

Fitur Utama

1. Modul surat Masuk
2. Modul surat keluar
3. Modul Naskah lainnya
4. Modul dokumen data digital
5. Modul Manajemen proses disposisi surat masuk
6. Modul distribusi
7. Modul sirkulasi
8. Modul pemberkasan arsip
9. Modul retensi
10. Modul peminjaman arsip hingga proses pengembaliannya
11. Modul user
12. Modul sistem
13. Modul laporan
    – Laporan arsip surat masuk yang bisa disesuaikan bulan dan tahunnya.
    – Laporan arsip surat keluar yang bisa disesuaikan bulan dan tahunnya.
    – Laporan arsip naskah lainnya yang bisa disesuaikan bulan dan tahunnya.
    – Laporan arsip dokumen digital yang bisa disesuaikan bulan dan tahunnya.
    – daftar disposisi surat masuk
    – Laporan distribusi
    – Laporan sirkulasi